Organización de eventos: todas las claves del éxito

 In Ayuda, Ayuda para organizadores, La guía de Formfy

La organización de eventos requiere de mucha preparación. Hay un sinfín de detalles que debes tener en cuenta para que tenga éxito. En este post de más de 4.000 palabras te vamos a dar unos consejos muy útiles sobre la organización de eventos. Ten en cuenta que no es lo mismo organizar un evento empresarial que un evento deportivo, cultural o musical. Cada uno de ellos tiene sus peculiaridades y por eso nos centraremos en cada uno de ellos.

Tener un equipo preparado en todas las facetas, desde el marketing hasta la difusión es quizá la principal misión que debes abordar porque un evento requiere de mucho trabajo y estar pendiente de muchos detalles. Pero vamos a ver ya cómo preparar diferentes tipos de eventos:

 

eventos_empresas

 

a) Cómo organizar un evento empresarial

Vamos a suponer que quieres dar a conocer un nuevo producto o un nuevo servicio y necesitas congregar a mucha gente. De cómo organices este evento puede depender tu futuro laboral, así que tendrás que prestar mucha atención a todos los detalles. Los más pequeños puede que tengan la máxima importancia. ¿Y qué detalles son esos? Pues vamos a verlos:

1.  Tener claro el propósito del evento

¿Qué es lo que quieres conseguir? ¿Quieres vender tu producto? ¿O más bien quieres generar contactos para realizar futuras acciones de marketing? En este punto también tienes que conocer muy bien al público al que te quieres dirigir. Establecer unos perfiles que estén interesados en lo que vas a ofrecer. Desde luego no hay nada más frustrante que organizar un evento y que no acuda nadie o los que acudan no estén interesados en lo que les vas a transmitir.

2.  Hacer una lista de prioridades

Tómate un tiempo. Siéntate tranquilamente y haz una lista de tareas para que nada falle. Una vez establecidas estas tareas realiza un seguimiento. No lo fíes todo a tu memoria. Puedes utilizar algunas herramientas para ello como por ejemplo Toodledo. Aquí puedes poner el nombre de la tarea y la fecha en la que ha de estar finalizada. Son muchas las gestiones que tendrás que realizar. Por ejemplo:

  • Alquilar una sala
  • Organizar o contratar un catering
  • Asegurarte de que haya wifii
  • Iluminación y sonido
  • Aparcamiento
  • Tarjetas para los asistentes…

3.  Contratar un software de organización de eventos

La promoción del evento también es muy importante. Actualmente existen un montón de sitios web que te ayudarán a organizarlo y darlo a conocer. Uno de estos softwares de organización de eventos es Formfy.

Se trata de una página web para que la gente se inscriba a tu evento. Además, si no cobras por la organización te resultará completamente gratis. También gestiona formularios de inscripción y puedes sincronizar tu evento con tu página web y distintas redes sociales.

4.  Calcula el presupuesto

Esta no es una cuestión baladí. La organización de eventos requiere de presupuesto y tienes que buscar la manera más económica de organizarlo sin que por ello se vea resentida la calidad. Tu reputación está en juego así que no te la juegues por ahorrar unos euros. Una fórmula que funciona muy bien es la de buscar patrocinadores que te ayuden en este apartado.

5.  Promociona tu evento

Y ya que estamos hablando de patrocinadores, éstos no acudirán si no les ofreces que tendrán una buena visibilidad. Por ello es importante que tu evento lo publicites en cuantos más medios mejor. Te damos algunas ideas:

  • Puedes optar por realizar pequeños anuncios en la prensa local. Procura que dicho anuncio coincida con el día de más audiencia. Si lo vas a hacer en un periódico, vigila en qué sección lo van a insertar. Si vas a hacer un evento de carácter económico no tendría ningún sentido que tu anuncio apareciera en la sección de moda. También es importante que escojas en qué página irá insertado el anuncio. Mejor en la página impar. Está demostrado que la página impar de los periódicos tiene más visibilidad. También es más cara. Y, por supuesto el diseño del anuncio, que pueda destacar entre las noticias. Si puedes optar por el llamado “roba páginas” que es el que más llama la atención, mejor que mejor.
  • Y si tienes más presupuesto no está de más que hagas unas cuñas radiofónicas eligiendo el programa en el que van a salir. En cuanto a la radio lo que mejor funciona son los informativos matinales. Es cuando se concentra mucha más gente.
  • Cuando vayas a promocionar tu evento tienes que pensar en las redes sociales. Es muy aconsejable hacer una campaña de Facebook ads ya que esta herramienta permite unos niveles de segmentación tanto por ubicaciones geográficas como por intereses que te aseguran que vas a llegar a tu público objetivo.
  • Si tienes tiempo, busca blogs y foros relacionados con el tema que vas a promocionar y anuncia que vas organizar este evento.

6.  Busca un equipo y delega

Si tu evento es de grandes proporciones lo que tienes que hacer es buscar un equipo de colaboradores y voluntarios para poder delegar las tareas. Si pretendes hacerlo todo tú sólo quizá fracases. Estos colaboradores seguro que te van a venir bien el día en que se celebre el evento.

7.  Obsequia a los asistentes

Piensa en hacer un regalo o una promoción a los asistentes de tu evento. Es una manera de fidelizarles.

 

Organización de eventos

b) Cómo organizar un evento musical

Organizar un evento musical tiene sus peculiaridades. Hay que tener en cuenta muchas variables y en las próximas líneas te vamos a contar algunas de ellas:

1.  Dónde celebrar el concierto

Primera y principal. ¿Va a ser un concierto al aire libre o en una sala cerrada? ¿Qué acústica tendrá? Esto no lo puedes dejar al azahar así que lo mejor es que hagas pruebas en aquellos lugares donde podría tener cabida tu concierto. Si la acústica falla será todo un fracaso. También es importante que pienses si el público va a estar sentado o, por las características del concierto, va a estar de pie.

2.  La fecha

Comprueba la fecha en qué vas a celebrarlo. ¿En esa misma ciudad existe otro evento que pueda hacer que no acuda la gente? ¿Se están celebrando algunas fiestas locales? ¿Es una población costera de éxito y sería mejor hacerlo en verano? Todas estas variables son importantes. En este mismo punto debemos decirte que estudies detenidamente a qué horas se va a iniciar el concierto.

3.  El presupuesto

¿De qué presupuesto dispones? ¿Vas a contar con patrocinadores? ¿Te apoyarán las instituciones públicas? Aquí tienes que estar pendiente de las solicitudes de los permisos correspondientes a los ayuntamientos.

4.  Diseño de entradas

Ha llegado el momento de elaborar las entradas. Y para ello es mejor que cuides el diseño. Que sea el primer impacto de los asistentes. Luego deberás pensar en distribuirlas y para ello lo mejor es que busques la mejor herramienta online para la organización de eventos. Con estas herramientas online también podrás publicitarlo.

5.  La producción del concierto

En este apartado tendrás que contratar a la empresa encargada de la iluminación, a la encargada del sonido, entre otras cosas. También al personal que controle el acceso a las puertas y una compañía de seguridad para hacer frente a un posible altercado. No olvides contratar transporte para los integrantes de los grupos musicales.

6.  Da a conocer tu concierto

La publicidad en un evento musical es una de las partes más importantes. Te aconsejamos que hagas las siguientes acciones:

  • Publicitar en tu página web el concierto, así como en las redes sociales donde se encuentre el público que acudirá.
  • Contratar espacios publicitarios en la prensa local. Puedes hacerlo en periódicos, radios y en televisiones locales.
  • Da una rueda de prensa el día anterior al concierto. Normalmente los medios de comunicación se harán eco de ella y harás una publicidad gratuita. Procura guardar alguna novedad informativa (una “bomba”) para el día de la rueda de prensa para asegurarte su difusión.

 

eventos_deportivos

c) Cómo organizar un evento deportivo

Y ahora si te parece vamos a ver cómo se planifica la organización de un evento deportivo. Si es una prueba que ya se ha realizado en años anteriores lo primero que tienes que hacer es recopilar toda la información de lo sucedido en la edición anterior. De esta forma tendrás una visión general de lo que funcionó y de lo que se puede mejorar. Haciendo esto en primer lugar, los siguientes consejos a tener en cuenta son:

1.  El presupuesto de la prueba

Ten en cuenta que pueden surgir imprevistos, así que lo mejor es que aumentes  el presupuesto inicial en un 20% para hacer frente a esos posibles contratiempos.

2.  Las inscripciones

Tendrás que pensar el modo en que los participantes de esta prueba deportiva se van a inscribir. Como te hemos comentado anteriormente ahora existen herramientas en Internet que facilitan esta labor.

3.  La publicidad

En un evento deportivo la publicidad cobra mayor importancia sobre todo cuando la prueba tiene lugar en grandes espacios como estadios de fútbol o pabellones polideportivos o mejor cuando éstos tienen lugar en las calles de una gran ciudad.

En este caso podemos estar hablando de un maratón, una media maratón o una prueba ciclista. No cabe duda que en todos los casos se prevé una alta concentración de personas y que esta concentración puede abrirte las puertas de muchos patrocinadores.

Lo más lógico es que tengas un patrocinador principal y muchos patrocinadores secundarios.

4.  Las taquillas

Dependiendo del evento deportivo que vayas organizar necesitarás tener las taquillas abiertas durante algunos días previos a la celebración de dicho evento o también optar por vender las entradas online.

En cualquiera de los dos casos tendrás que prever una campaña de anuncios en los medios de comunicación locales para informar cuándo empiezan a venderse las entradas y el método que has elegido para que las personas interesadas puedan adquirirlas.

5.  Programa de inauguración y clausura

Este punto quizá no es aplicable en todas las pruebas deportivas pero sí que es interesante tenerlo en cuenta por si organizas un torneo fútbol, baloncesto o cualquier otro deporte que vaya a tener una duración de varios días. La ceremonia de inauguración ha de ser atrevida e innovadora y que despierte el interés del gran público por acudir a los diferentes encuentros que se desarrollarán.

Por su parte la ceremonia de clausura ha de ser algo más sencilla. Lo lógico es que se trate de una entrega de trofeos. Si quieres que te recuerden todos los participantes lo que tienes que hacer es intentar obsequiarles a todos con un pequeño recuerdo de su participación. Y si quieres que tu evento deportivo perdure en el tiempo, regala camisetas con tu logo. Las camisetas siempre son usadas, sobre todo por la gente más joven.

6.  Los árbitros

Podemos llamarles árbitros o podemos llamarles jueces. Todo dependerá de si estás organizando un partido de fútbol o una carrera en línea o de bicicletas. Ten en cuenta que la labor de los árbitros no es altruista a no ser que estés organizando una prueba deportiva con fines benéficos en cuyo caso es posible que renuncien a sus emolumentos. Harías bien en incluir esta partida en el presupuesto que habrás hecho antes de adentrarte en la organización del evento.

7.  Voluntarios

Es quizá una de las partes más importantes en las que tienes que pensar. Sin voluntarios será prácticamente imposible que la organización de tu evento tenga éxito. Ellos serán los encargados de atender a los deportistas, de atender al público asistente, de controlar las taquillas, de coordinar los elementos de seguridad y de atender cualquier imprevisto que pueda acontecer durante la celebración de la prueba deportiva.

8.  Permisos

No se te olvide jamás pedir los permisos pertinentes. Tanto si vas a utilizar un pabellón deportivo como las calles de una ciudad necesitarás el visto bueno del Ayuntamiento correspondiente.

9.  Fuerzas de orden público

Asimismo, además de pedir permiso al Ayuntamiento tendrás que informar a las fuerzas de orden público de la celebración de este acontecimiento. Para ello te tendrás que dirigir a la Subdelegación del Gobierno correspondiente y ellos serán los encargados de evaluar si existen ciertos riesgos y de enviar al cuerpo de policía que consideren oportuno.

10.  Organigrama

Es importante que tengas un organigrama con las personas organizadoras de la prueba deportiva. Has de saber en cada momento quién es el responsable de cada área y a quienes se han de dirigirse en caso de necesidad los voluntarios, las fuerzas de orden público y otros organismos como Cruz Roja.

11.  Comité deportivo

Dependiendo del tipo de prueba que organices necesitarás de un comité deportivo que evalúe a los participantes y que sea quien valore su esfuerzo y quién premie sus resultados. Lo más lógico es que este comité deportivo esté presidido por una persona de prestigio y que haya sido a su vez deportista.

Aquí también nos gustaría indicar que quizá sea necesario que exista un comité que se encargue de la elaboración de unas normas que todos los deportistas han de cumplir. En estas normas también se han de establecer las sanciones que los participantes deberían cumplir en caso de mala práctica deportiva.

12.  Publicidad

  • Para que tu evento deportivo sea todo un éxito has de contar con los medios de comunicación tanto los tradicionales, es decir, prensa radio y televisión como los nuevos medios de comunicación social: Redes sociales, etcétera.
  • Si es un evento deportivo que se repite anualmente lo que tendrás que hacer es procurar que no se apague la llama. Es decir, que durante el año has de mantener buenos contactos con los periodistas de la zona donde se celebra la competición e ir informándoles puntualmente de todas las novedades que se vayan produciendo. Pongamos por caso que eres el organizador de una media maratón y que faltando tres meses para que se celebre esta prueba deportiva se inscribe el campeón de España de los 10.000 metros. No debes desaprovechar la oportunidad de difundir la noticia porque seguro que los medios de comunicación la recogen.
  • No está de más que te hagas con tu propio equipo de periodistas. Podrías contar perfectamente con un periodista, un fotógrafo y un cámara de televisión. Ellos se encargarían de recoger y captar toda la información e imágenes que se produzcan en torno a tu evento y serían los encargados de distribuirlas tanto en medios locales como nacionales y, porque no, también en internacionales.
  • Además deberías crear una estructura para que tú competición pudiese ser retransmitida en directo a través de los medios de comunicación sociales. Se debería postear en directo todo lo que está ocurriendo.
  • Si te lo permite el presupuesto también sería genial contratar una plataforma de streaming para que se pudiera ver en directo en todo el mundo a través de Internet. Todos estos medios también sirven para convencer a tus patrocinadores de que tu evento vale la pena y que inviertan su dinero porque conseguirán un buen feedback.

 

evento_cultural_2

d) Cómo organizar eventos culturales

Por último vamos a ver cómo se pueden organizar eventos culturales. Evidentemente en este tipo de eventos habrá muchas cosas en común que ya hemos visto en los apartados anteriores. Pero sí que es cierto que los eventos culturales tienen ciertas peculiaridades que no te pueden pasar desapercibidas para que tengas éxito en su organización.

1.  El equipo de trabajo

Nunca vas a tener buenos resultados si no cuentas con un equipo adecuado y da igual si el evento es pequeño o de grandes proporciones. Lo primero que tienes que hacer es formar un buen equipo con la cantidad adecuada.

Cuando estés elaborando tu presupuesto no escatimes gastos en este apartado. Es mucho mejor pagar a gente realmente especializada que conformarte en tener a tu lado a un grupo de amigos. No olvides que estamos hablando de eventos culturales y para ellos necesitarás gente muy especializada.

Además de buscar un número adecuado céntrate en la calidad de las personas que te van a rodear y déjate asesorar por aquellas que consideres que tienen un mayor nivel.

Unos se tendrán que encargar de la planificación; otros serán los encargados de los temas económicos, aspecto este muy importante; tendrás que tener a tu lado gente especialista en marketing y por supuesto gente que tengan buenos contactos con los medios de comunicación especializados para que puedan dar a conocer el acontecimiento a un público también muy especializado.

Todas estas cosas no son baladíes si tenemos en cuenta que podemos estar hablando de un concierto de música clásica, de un espectáculo de ballet o de un festival de teatro.

2.  Producción

Hemos dejado aparte la figura del productor, que es aquel encargado de gestionar múltiples facetas para que nada falle. Pongamos por caso que te decantas por organizar un concierto musical con distintos artistas y grupos. El productor tendrá la misión de contactar con cada uno de ellos, hablar de su caché y por descontado de cuadrar sus agendas.

El productor, en la mayoría de las ocasiones es también  quién se encarga de la infraestructura y por infraestructura nos estamos refiriendo al lugar donde se va a celebrar el evento. Y no sólo eso. También será el responsable de contratar a los técnicos de sonido, a los de iluminación e incluso a los tramoyistas y los encargados de vestuario en el caso de que estuviésemos hablando de una función de teatro.

3.  Las fechas

Tener en cuenta las fechas es siempre muy importante porque no debemos hacer coincidir nuestro evento con otro de similares características y en el mismo espacio físico. Desde luego que no sería beneficioso ni para el tuyo ni para tu competencia.

También hay que estar pendiente de las festividades, de los puentes o de otro tipo de eventos que pudieran restar afluencia al tuyo por no mencionar que muchos eventos desarrollándose en el mismo lugar y día dificulta enormemente que pueden acudir los medios de comunicación y darle la cobertura adecuada.

Imagínate que organizas un evento y éste coincide con la final del Mundial de Fútbol. Lo sentimos mucho pero estamos prácticamente convencidos de que la asistencia de público se verá mermada porque hoy en día nada puede con el todopoderoso deporte rey. O si tu evento coincide con un puente de varios días de duración. Es muy posible que la gente de la ciudad en donde hayas decidido celebrarlo esté más por la labor de marcharse a descansar a otros lugares.

4.  El presupuesto

En este punto no nos va extender porque ya lo hemos abordado en anteriores apartados. Tienes que ser muy realista con las cuentas. Cuándo hagas el presupuesto inicial te aconsejamos que les sumes alrededor del 20 o el 25% para prevenir posibles desviaciones. En el presupuesto también tienes que añadir lo que ingresarás por las entradas, unas entradas que puedes vender a través de múltiples plataformas online hoy en día.

5.  La seguridad

Aunque se trate de un evento cultural que como hemos dicho anteriormente puede ser un festival de teatro a una gala de danza no olvides que también necesitarás seguridad e informar a las autoridades pertinentes de que dicho acto se va a celebrar.

6.  La comodidad de los asistentes

Es fundamental. Tienes que escoger un teatro o auditorio que reúna las condiciones acústicas pertinentes para que los espectadores puedan disfrutar de esta manifestación cultural que estás organizando.

Por supuesto que antes de contratarlo tienes que ir a visitarlo y te aconsejamos si es posible que acudas alguna función que se celebre en el recinto que tú has elegido. De esta forma sabrás a ciencia cierta si reúne las características que tú estás buscando.

Por último, y no nos cansaremos de repetirlo, un evento de estas características o cualquier otro que se precie debería tener su propio gabinete de prensa que fuera capaz de informar puntualmente de  todo lo que acontece y que incluso tuviese la posibilidad de retransmitirlo en directo al mundo entero.

Estos profesionales de la comunicación, si son capaces de dar la difusión adecuada te abrirá muchas puertas para que puedas conseguir patrocinadores que ayuden a sufragar los gastos y que te ayuden, porque no, a ganar dinero.

 

tipos_evento

e) Tipos de eventos

Hemos visto y te hemos dado algunos consejos de cómo se deben organizar eventos culturales, eventos deportivos, eventos empresariales y eventos musicales. Pero hay otros tipos de eventos que también se pueden organizar y que pueden ser los siguientes:

1.  Cursos

Los cursos tienen como objetivo formar a personas. Por tanto aquí tienes que prestar especial atención en la elección de la persona que lo imparta. Un curso formativo no tiene porqué ser aburrido. Todo lo contrario. Lo mejor es que combines una nacional con vídeos, infografías, audios etcétera. Un curso puede ser algo denso, así que cuando lo organices procura dejar algunos momentos para el descanso.

2.  Seminarios

Los seminarios pueden tener una vertiente formativa pero también la pueden tener comercial. Así que como en el apartado anterior procura escoger a un buen ponente y de reconocido prestigio y por supuesto que este ducho en la materia que está impartiendo.

3.  Exposiciones y ferias

Nos adentramos ya en un nuevo mundo puramente comercial. En las exposiciones y en las ferias lo que se persigue es dar publicidad a las empresas que acuden. Suelen necesitar de mucha organización dependiendo el número de stands que se monten. Lo cierto que es una magnífica forma de hacer networking y establecer contactos que en la mayoría de las ocasiones acaban siendo contratos. Dentro de las exposiciones y ferias también podemos encontrar que se organizan seminarios y cursos

4.  Presentaciones

La presentación suele ser habitualmente un evento corto incluso de una o dos horas de duración y lo que se pretende es dar a conocer un producto de té a una audiencia concreta.

 

f) Los lugares más importantes donde se concentran eventos

En España existen diversas instituciones que durante el año albergan cientos y cientos de eventos, aunque bien es cierto que la mayoría de ellos son comercial. Podríamos destacar los tres siguientes:

1.  Fira Barcelona

Es una de las más importantes de Europa y son más de 120 los congresos, eventos y salones que organiza. Se calcula que cada año pasan por las instalaciones de la Fira de Barcelona unas 300.000 personas. Pero no tan solo es un recinto donde las empresas exponen y presentan sus novedades sino que es un auténtico pulmón económico para la ciudad de Barcelona porque se calcula que su actividad genera alrededor de 2.600 billones de euros.

2.  IFEMA de Madrid

Después de Barcelona la segunda en importancia. En su frenética actividad anual podemos encontrar eventos tan importantes como la Feria Internacional de Turismo, quizá la más importante del mundo, Fruit Attraction dedicada al sector agrícola o arco cuya temática principal es el mundo del arte y que goza de un gran prestigio. En IFEMA Madrid también tiene lugar la archiconocida Fashion Week Madrid que anteriormente era conocida como Pasarela Cibeles y donde se dan cita los mejores diseñadores y modistos del mundo.  Por cierto, mira el video de promoción de la feria de 2016

3.  Feria Valencia

En Feria Valencia que sea la tercera en importancia se dan cita a lo largo del año unos 50 certámenes en donde tienen cabida prácticamente todos los sectores industriales punteros en España. Feria Valencia también es una institución sin ánimo de lucro que realiza una labor empresarial encomiable al poner en contacto a empresarios de todo el mundo.

Lo cierto es que la actividad de estas ferias situadas en las principales ciudades españolas significa un soplo de aire fresco para las economías ya que son miles y miles de personas que las visitan prácticamente cada día, con lo que “mueve”, y de qué manera la actividad de los hoteles, restaurantes… Además, los visitantes a estas ferias son personas procedentes del mundo empresarial con un alto poder adquisitivo.

En resumen, que la organización de eventos no es una tarea fácil. Son muchas las cuestiones que debes tener en cuenta para su celebración. Y tienes que tener en cuenta que cada evento tiene sus peculiaridades. No es lo mismo organizar un evento empresarial, que uno deportivo, cultural o musical. Tienen cosas en común, como el presupuesto y, sobre todo la difusión, fundamental para que tenga éxito. Afortunadamente, hoy existen muchas herramientas online que te ayudarán a la organización de eventos.

¿Has organizado algún evento? ¿Con qué dificultades te has encontrado y cómo las has solucionado? Dínoslo en los comentarios.

Y si te ha gustado este post, ¡¡compártelo entre tus familiares y amigos!!

 

1 Estrella2 Estrellas3 Estrella4 Estrella5 Estrella (Valora si te ha sido útil)
Cargando…
Formfy
Formfy es la mejor opción para cobrar por registrarse en un formulario, en menos de 3 minutos puedes tu formulario listo para inscribirse y realizar el pago. Formfy es fácil y rápido, crea formularios e intégralos en tu web.
Recent Posts

Leave a Comment

Empieza a cobrar online en 3 minutos
Más de 381.000 registros realizados por más de 8772 formularios online